【卸売業】100行の見積作成が1時間45分から約50分に

転記作業に追われる現場が選んだAI-OCR

メーカーから届くPDFの見積書、そして紙の納品書。そこに並ぶ商品型番・規格・台数・定価・単価を、自社の見積ソフトや受注システムへ一つずつ転記していく——。卸売業を営む同社では、この「転記作業」が日々の業務を圧迫していました。人員が限られるなかで処理できる件数には上限があり、提出期限に間に合わずに残業となる日もたびたびあったといいます。

そこで導入されたのが、AI-OCRを活用した転記ツール「ジーニアルAI」です。導入前の課題から現在の使い方、そして率直に感じている改善要望まで、日々見積作成を担当されている方に伺いました。

※本記事はメールインタビューをもとに構成しています。導入企業様のご意向により、社名・ご担当者名は非公開としています。

※ こちらの音声は、Google NotebookLM によって AI が生成したものです。そのため、発音や内容が正確でない場合があります。

• PDFの見積書と紙の納品書から、商品情報を自社システムへ手作業で転記していた
• コピーできない形式は手入力か従来型OCRに頼るしかなく、時間もミスも増大
• 人員不足で処理件数に上限があり、提出期限に間に合わず残業が発生

• AI-OCR 6社を比較検討したうえでの選定
• 低価格な料金体系で、稟議を通しやすかった
• 操作性がシンプルで、現場がすぐに使い始められた

• 100行（100商品）の見積作成が、1時間45分前後から約50分へ（約50%削減）
• 大量の見積作成に追われる精神的な負担が軽減
• 導入後は毎日利用。日常業務に定着

PDFと紙からの転記が、残業の原因になっていた

― ジーニアルAIの導入前は、どのような業務でお困りでしたか。

大きく2つあります。1つは、メーカーから受け取ったPDFの見積書を、当社独自の見積ソフトに転記する作業です。商品型番・規格・台数・定価・単価などを転記していきます。もう1つは、メーカーから受け取った納品書（紙ベース）の商品を、受注システムに入力する作業です。

― どのような方法で転記されていたのでしょうか。

これまでは、PDFの文字をコピー＆貼り付けして転記していました。ただ、文字をコピーできない形式のものは、手入力するか通常のOCR機能を使うしかなく、非常に時間がかかって大変でした。当然、ミスも増えます。

― 業務全体への影響はいかがでしたか。

人員不足で、作業できる件数が限られていました。定時までに終わらない、提出期限に間に合わないというケースがちょこちょこ発生していて、そうなると残業決定です。

AI-OCR 6社を比較。価格と操作性のシンプルさが決め手に

― ジーニアルAIを知ったきっかけを教えてください。

2年前からOCRソフトを使用していて、それで少しは効率化できていました。ただ、文字抽出の精度が高くなく、文字ぶれ（文字化け）が頻繁に起きていたんです。そこでAI-OCRの存在を知り、6社のソフトを調べて、活用できそうなジーニアルテクノロジーさんにたどり着きました。

― 他社製品との比較検討もされたのでしょうか。

はい。他社2製品とも商談まで進みましたが、いずれも当社にとっては高額で、稟議が通りにくいと判断した、という感じです。

― そのなかで、ジーニアルAIの導入を決めた理由はどこにありましたか。

稟議という観点では、低価格な料金体系であること、操作性がシンプルであること、そして見積作成の時間が今までの半分（それ以上のケースもあります）で可能になった点が大きいです。

見積作成の時間が、1時間45分から約50分に

― 現在は、どのような場面で使われていますか。

毎日利用しています。使っているのはテーブルクリップばかりですね。

※テーブルクリップ：PDFや画像に含まれる表を範囲指定するだけで、Excelの表形式に変換して貼り付けられる機能です。

― 導入後、どのような変化がありましたか。

100行（100商品）の見積作成が、今までは1時間45分前後かかっていましたが、約50分で完成できるようになりました。

― 作業時間以外の面ではいかがでしょうか。

大量の商品見積の際に、このソフトがあると気持ちにゆとりをもって作業ができます。

率直に感じている改善点と、実際の使いこなし方

※本記事では、導入企業様からいただいたご指摘を、いただいたまま掲載しています。ここからは、現在ご不便をおかけしている点についてのお話です。

― 逆に、現時点で気になっている点があれば教えてください。

いくつかあります。

• 数字の「2」が「$」になる
• 「WW」（ダブルが2つ）が「W」（ダブルが1つ）になる

もう1つ、たとえば【Ａ　Ｂ】のようにスペースがあるのに、そのスペースが消えてしまうことがあります。

― どのくらいの頻度で起きるものでしょうか。

100行のうち2箇所という程度です。そもそもAIは完璧なものではないという前提でいますし、転記後のダブルチェックは基本的に必要だと考えているので、それ自体を負担には感じていません。もちろん、精度が上がればより安心して使えるとは思います。

― 転記後の表示について、工夫された点があるそうですね。

元々の見積書で型番と商品名・仕様が縦に並んでいると、転記した後も上下のセルに分かれてしまうのが気になっていました。ただ、これは「マルチクリップ」という別の機能を使えば横並びで取り込めると教えていただき、実際に検証して解決しました。

PDFによっては、マルチクリップを使わなくても自動的に横並びで抽出されるものもあります。おそらく原本の作成方法や書式の影響なのだと思います。

― 今後、ジーニアルAIに期待することを教えてください。

文字の読み取り精度が上がっていくことですね。そこが良くなれば、さらに安心して任せられると思います。

開発チームより
数字や英字の誤変換、スペースの欠落については、OCRエンジンの読み取り精度に起因するものと認識しており、精度の向上に継続して取り組んでいます。読み取り精度は帳票の形式によって差が出るため、ご検討の際は実際にお使いの帳票でお試しいただくことをおすすめしています。型番と仕様の横並び表示については、お問い合わせをいただいた後に「マルチクリップ」機能での対応方法をご案内し、解決いただきました。ご不明な点があれば、いつでもサポート窓口までご連絡ください。

※導入前にお使いだった従来型OCRでは文字化けが頻繁に発生していたのに対し、現在いただいているご指摘は特定の文字・記号に限られています。

入力・転記作業が多い業務にこそ役立つ

― どのような方におすすめできると思いますか。

私たちのように、とにかく入力作業＆転記が多い業務には、非常に役立つと感じます。

導入企業概要

業種：卸売業
利用製品：ジーニアルAI OCR
利用シーン：メーカー発行の見積書・納品書からの転記業務

※導入企業様のご意向により、社名・ご担当者名は非公開としています。