請求書作業を効率化する方法｜AIで照合・転記ミス防止
毎月の請求書処理に多くの時間を取られていませんか？
特にチェックや転記作業は手間がかかるうえ、確認ミスや二重入力といったトラブルの原因にもなりかねません。
一見すると単純な作業に見えるこれらの工程ですが、実際はミスが起きやすく、担当者のストレスや残業の要因となっています。「もっと効率的に処理できれば…」と感じたことのある方も多いのではないでしょうか。
こうした課題を解決する手段として、いま注目されているのが AIを活用した請求書の自動チェック です。
本記事では、請求書処理を効率化する方法について、チェック・転記作業の課題と、AIによる解決策を紹介します。
請求書のチェック作業に潜む課題
請求書のチェックでは、以下のような細かな項目を確認する必要があります。
- 金額や請求先の正確性
- 発行日や支払期日の照合
- 法令（インボイス制度など）への対応
これらを手作業で行うと、どうしても 見落としやミス が発生しやすくなります。不備によって支払いミスや二重請求が起これば、取引先との信頼関係にも影響しかねません。
とくに以下のような課題が顕在化しています。
- 時間と手間がかかる
- ヒューマンエラーが発生しやすい
- インボイス制度への対応が必要
請求書の件数が多い月は処理が追いつかず、担当者の残業や精神的負担も増加します。
ミスのリスクを抑え、担当者の負荷を軽減するためにも、チェック作業の効率化・自動化は急務といえるでしょう。
請求書の転記作業における課題
請求書の内容を会計システムやExcelなどに転記する作業も、大きな負担となっています。入力ミスが生じると、支払金額のズレや仕訳ミスにつながり、後の修正作業に余計な時間がかかってしまいます。
また、チェック作業と転記作業が重なる繁忙期には、業務全体のスピードと精度の両方に悪影響を及ぼしかねません。近年では、インボイス制度の導入により入力内容が複雑化し、転記作業の負担もさらに増しています。
これらの作業は、人間よりも機械が得意とする領域です。ヒューマンエラーを防ぐためにも、AIなどのテクノロジーを活用した業務改善が有効な選択肢となるでしょう。
AIを活用した請求書チェック・転記のメリット
請求書業務を改善する方法のひとつに、AIの活用があります。導入することで、以下のようなメリットが期待できます。
- 業務の効率化
- ヒューマンエラーの削減
- 法改正への迅速な対応
- 業務の属人化解消
AIが請求書の内容を自動で読み取り、項目チェックから会計システムへの転記まで一括で対応できれば、手作業によるミスを防ぐと同時に、大幅な作業時間の短縮が可能になります。
クラウド型のAIサービスであれば、システムの自動アップデートによってインボイス制度などの法改正にも柔軟に対応できます。
ミスの防止や属人化の解消にもつながるため、少人数でも安定した業務運用を実現できるのがAI活用の大きな魅力です。業務の質と効率、どちらも両立できるでしょう。
AIで実現する請求書チェック・転記の効率化のポイント
AIを効果的に活用するためには、以下のポイントを押さえておくことが重要です。
- 請求書データの形式を統一する
- 処理ルールを明確に定義する
- 操作しやすいツールを選ぶ
- AIが読み取りやすいレイアウトに整える
- 導入初期は人によるダブルチェックを併用する
AIは人間のように臨機応変な判断はできないため、まずは請求書のフォーマットを統一し、処理ルールを明確にしておくことが肝要です。ツール選びも、操作のしやすさや自社業務との親和性を重視しましょう。
また、AIにチェックや転記を任せる際は、読み取り精度を高めるために、帳票レイアウトを整えることも忘れてはいけません。導入初期は、人の目によるダブルチェックを取り入れることで、精度の確認と業務の安定運用が実現できます。
請求書作業の効率化ならジーニアルAIがオススメ！
AIを活用すれば、請求書処理はより効率的になります。ジーニアルAIは、バックオフィスに特化したAIツールで、経理業務の負荷軽減に役立つ多彩な機能が搭載されています。
OCR技術を活用し、請求書の文字情報を自動で読み取り、内容のチェックからExcelなどへの転記までを一貫して行えるのが特長です。使いやすいインターフェースと高精度な処理能力により、多くの企業で活用が進んでいます。
以下では、ジーニアルAIによる機能をチェック作業・転記作業に分けてご紹介します。
ジーニアルAIで請求書チェック
ジーニアルAIはExcelのアドインとして使用でき、操作も非常に簡単です。
基本的な手順は以下の通りです。
- 証憑（請求書）をインポート
- 突合列（チェック対象）を選択
- 突合条件を設定
- 突合実行・結果確認
インポートされた請求書から、日付・金額・取引先情報などを設定した条件に基づいて照合を行います。
たとえば、Excel上の明細行と一致している箇所は「青色」、一部のみ一致している場合は「オレンジ色」で表示されるため、視覚的にもミスを見つけやすくなります。人手では見落としがちな部分も、AIなら確実にチェックできます。
ジーニアルAIで請求書の転記
ジーニアルAIでは、書類（PDFや画像含む）から読み取ったデータを自動でExcelに転記することも可能です。以下の機能を活用することで、手入力よりも格段に効率的な作業が実現します。
- テキストクリップ
書類に埋め込まれたテキストがなくても、範囲選択することでAIが文字を読み取り、テキスト化します。1件ずつの書類処理に最適です。 - テーブルクリップ
書類内のテーブル情報をまとめてExcelに転記できます。明細情報を取り込んで数百のセルを一括転記できるので、手作業による入力工数を大幅に削減できます。
どちらの機能も転記の正確性が高く、ミスによる再作業や修正の手間も抑えられます。ジーニアルAIを導入することで、経理担当者は入力作業から解放され、より付加価値の高い分析業務や改善活動に集中できるようになります。
ジーニアルAIの導入事例と導入効果のご紹介
【食品業・経理部門】
課題：
見積書・請求書の手入力に多大な作業を行っており、月初には約30件の請求書処理に2日間を要していました。特に桁数の多い番号や金額の入力ミスが発生しやすく、それに起因するストレスも大きな課題でした。
導入した製品：
この課題を解決するために導入されたのが、Excelアドイン型の自動転記ツール「ジーニアルAI OCR」です。
導入の決め手：
手書き文字にも対応したOCR精度の高さと、書類上のデータをマウスで選択するとそのままExcelに貼り付けられる「クリップ機能」の高い実用性でした。
導入効果：
- 入力ミス（例：「03」と「30」の誤り）が大幅に減少
- 1件あたりの処理時間が15分 → 10分に短縮
- 月初処理の2〜3時間分を削減
- 業務負担とストレスが軽減され、前向きに仕事へ取り組めるように
- 他部署でも「自分たちも使いたい」という声が上がり、現場主導のDXが社内に波及
- 属人化の防止にも効果あり
【卸売/小売業・経理部門】
課題：
取扱商品数の増加に伴って大きな負担が発生。主要仕入先だけで月3,000行以上もある請求データの手作業による突合処理に6日間を要していました。処理の遅延や支払いミス、在庫過多のリスクが顕在化していました。
導入の決め手：
コロナ禍で請求書のデジタル化が進んだことを契機に、管理部門の提案で「ジーニアルAI」をトライアル。作業効率化による時間削減効果を検証でき、Excelベースで操作が簡単である点から導入を決定。
導入効果：
- 主要3社の突合作業が6日間 → 1日未満に短縮（80%以上削減）
- 「不一致データのみを確認する」効率的な業務フローが確立
- 請求金額のミスを即座に発見でき、支払いリスクを回避
- エラーの可視化により、現場の意識と処理スピードも向上
- 毎月5日分の業務時間を創出し、DX推進や付加価値業務に充当
- 「テキストクリップ」「テーブルクリップ」機能で紙の見積書入力も効率化
- 安定したシステムのため、導入後もサポートを必要としない運用が可能
まとめ
請求書のチェックや転記作業は、経理業務の中でも特に時間と神経を使う重要な業務です。しかし、従来の手作業には限界があり、非効率やミスのリスクは常に付きまといます。
こうした課題を解決する手段として、AIによる自動処理の導入は非常に効果的です。ジーニアルAIを活用すれば、作業時間の短縮と正確性の向上を同時に実現でき、経理担当者の負担を大きく軽減できます。
無料トライアルもご用意しておりますので、まずはお気軽にご相談ください。