出荷証明書とは？その位置付けやルール、書き方について

出荷証明書は、建設業界、公共工事などをはじめとした様々な事業において、安全性や工事そのものの透明性を具体的に示すために必要です。今回は、図面通りの使用や数量で施工できているかどうかを確認するだけでなく、作業がトラブルなく行われているかどうかを把握するために必要とされる「出荷証明書」について解説します。

出荷証明書とは

まずは、「出荷証明書とは何か」「他の書類との違いは何か」など、出荷証明書の基礎的なところを理解しておきましょう。

出荷証明書は、図面通りの仕様・数量で施行されているかを確認するためのものです。記載する内容は、商品の納入日付、納入先の現場名、施工業者名、商品名や数量などであり、この書類を提出することで「適切な工事が行われているか」「手抜き工事になっていないか」を管理し、トラブルを防ぐことができます。

出荷証明書とミルシートの違い

出荷証明書と混同されがちな書類に、「ミルシート」があります。ミルシートは、「材料証明書」の一つで、鋼材分野において製品を構成する部品がどのような材料でできているかを証明するための書類です。
出荷証明書とミルシートの大きな違いは、確認する内容です。前述した通り、出荷証明書は出荷された資材や数量が設計書通りに使用されているかどうかを確認します。それに対して、ミルシートは鉄鋼メーカーが卸業者に対して発行するものであり、ミルシートそのものが指定の鋼材で建設されているという証明になります。なお、ミルシートはインフラに関わる作業に対して作成、提出が求められます。

発行される業界や事例

出荷証明書は、建設業界だけでなく食品業界や製造に関する工場での証明などに使用されるなど、各メーカーが業者に対して商品（製品）を確実に出荷したことを証明するために用いられます。
今回は、一例として建築に関わる「出荷証明書」について考えてみましょう。屋根や外壁の塗装で使用される塗料ですが、塗料を塗る際に「厚み」が指定されます。また、「何回塗るのか」によって数量など決まるため、出荷証明書に書かれている「使用した量」が少ないならば、手抜き工事をしている疑いがあると考えられるのです。
また、塗料はどの業者のものを使用しているかも正しくわかるため、「オリジナル商品」と言いつつ実はOEM商品だった…ということもあります。
自宅のリフォームや塗装を依頼する場合、どの業者が良いかを選ぶ際に、「出荷証明書を出してもらえるかどうか」を基準としてみても良いでしょう。

出荷証明書の基本項目

出荷証明書は、様々な現場で使用されます。そのため、基本部分さえ押させておけば、フォーマットはその現場に合わせて変更して問題ありません。
また、公共事業に関する出荷証明書については、役所への提出が必要になります。事前に役所に確認を行い、必要事項や特記事項がないかを確認した上で書類を作成するようにしましょう。なお、出荷証明書の基本的な項目は次のとおりです。

• 作成日
• 伝票番号
• 宛先
• 自社名
• 工事件名
• 施工業社名（＊）
• 納入業者名（＊）
• 請負業社名（＊）
• 出荷日（＊）
• 商品名、品番、数量（＊）
• 備考

＊：正しい情報が記載されているかどうか、特に注意して確認しましょう。

出荷証明書作成時の注意事項

さらに、出荷証明書作成時の注意点は次のとおりです。

• 書式に注意すること
  まず、気をつけなければならないことは、書式です。出荷証明書に記載する項目は同じですが、公共事業の場合には証明書を役所に提出する必要があるため、自治体ごとにフォーマットが決められていないかを確認しましょう。確認せずに作ってしまうと、作り直しになる可能性があります。
• 製造元がわかるようにすること
  出荷証明書には、「どこが製造したのか」「どのような商品か」を記載しましょう。納入業者や商品名、品番は必須項目となります。
• 内訳明細を添付すること
  出荷する商品が多い、記載が複雑になる商品があるといった場合には、内訳明細を別紙で添付しましょう。この時、表紙を作って書類を綴じるなど、確認する側が見やすいように配慮することをオススメします。

雛形

出荷証明書は、各メーカーや企業が独自に用意しているものがあります。前述したような基本項目は変わりませんが、業界によって必要な項目を網羅して作っています。また、それらは各メーカーや会社のHPにて公開されていることがあるため、作成する際には参考にすると良いでしょう。

• 出荷証明書の書き方　書式・様式・フォーマット
  幅広く活用できる雛形がダウンロードできます。エクセル形式でデータをダウンロードし、必須項目をはじめとして使いやすいものを作成しましょう。
• 各自治体の書式
  各自治体がフォーマットを用意してくれているケースがあります。ご自分が提出する自治体のHPや担当者に確認し、フォーマットがある場合にはそちらを使うようにしてください。無い場合でも、「どの項目を入れるのか」は確認しておきましょう。
  一例として、こちらのURLより北海道旭川市の書式を参照することができます。
• 一般社団法人　環境共創イニシアチブ
  出荷証明書の目的によって、フォーマットが変わることがあります。こちらでは、記入方法を例示とともに詳しく説明されています。参考にしてみてはいかがでしょうか。
• 建築業向け管理システム　アイピア（出荷証明書 エクセルテンプレート集）
  こちらでは、建築業をはじめとした様々な出荷証明書のテンプレートをダウンロードして使用することができます。

出荷証明書の審査における位置付け

出荷証明書は、各自治体における「工作物等の完了検査」時に必要な書類として提出を求められます。また、過去には「高性能建材導入促進事業」などにおける補助金などを申請する際に書類が必要になったケースもありました。

証憑の一つとしての出荷証明書

「証憑」とは取引が成立したことを立証するためのものです。正確かつ真実性を担保して記入したという記録を残すため、様々な取引において重要な書類と言えます。
証憑は、税務調査や会計監査などにおいて急に必要になることがあります。保管方法等は決められており、期間も定められています。紛失してしまったということの無いように管理しましょう。なお、書類の保存は一律で7年間の保管義務がありますので、しっかりと守るようにしてください。

確認作業である証憑突合

証憑突合とは、取引の証拠となる資料を監査人が資料や記録と照合して事実や記録の妥当性を確認することです。出荷証明書も、証憑突合のための取引記録や勘定残高の検証に利用されるため、正しく記録を残しておきましょう。

証憑突合及びその自動化ツールについて、詳しくはこちら

まとめ

今回は、出荷証明書に関する解説等を行いました。出荷証明書は、建築関係で言えば「設計図通りの工事が行われているかを証明することができる」書類です。提出が求められた場合には正しい内容を記入し、提出するようにしましょう。

「出荷証明書」に馴染みがない方や初めて書類を作る人や、「作っておいて」と言われると戸惑ってしまうかもしれませんが、メーカーの情報や量を正しく記載できれば問題ありません。また、それぞれの項目も難しいわけではありませんから、落ち着いて作成しましょう。

参考文献
・KANESO：http://www.kaneso.co.jp/onepoint/45_other/2017/P171201.htm
・東北ペイント：https://www.touhoku-paint.co.jp/shukka/