エクセルで簡単にできる在庫管理：運用方法と便利な関数

在庫管理は、「売れ筋商品が足りない」「倉庫に余分な在庫が残っている」といったトラブルを防ぐために欠かせない業務です。しかし、日々の忙しい業務の中で正確に管理し続けるのは、意外と大変です。

専用の在庫管理システムを導入すれば効率化が図れますが、費用や操作の難しさがネックとなり、導入に踏み切れない方も少なくありません。

そんなときにおすすめなのが、身近なツールである「エクセル」を活用した在庫管理です。新たにソフトを購入する必要がなく、普段使い慣れているエクセルなら、今日からでも始められます。関数や色分け機能を上手に使えば、数量の計算や在庫の変化も見やすく、正確に把握できるようになります。

この記事では、在庫管理の基本からエクセルを使った管理方法、便利な関数や運用のコツまで、初心者の方にもわかりやすく紹介します。まずは「できることから」始めて、無理なく在庫管理を継続していきましょう。

在庫管理表とは

在庫管理表とは、商品の入庫・出庫・在庫数などを一覧で管理するための表です。企業が保有する商品や製品の情報を一元的に記録・管理するための重要なツールといえます。

基本的には、以下のような項目が含まれます。

• 商品コード／商品名
• 在庫数
• 入庫日／出庫日
• 入庫数／出庫数
• 発注点（最低必要数）

この管理表の主な目的は、在庫の正確な把握と効率的な運用にあります。正しく記録を行うことで、紛失や在庫切れといったトラブルを未然に防ぐことができます。

ただし、継続的な入力と更新作業を怠ると、記録漏れによって余計な確認作業が発生してしまいます。在庫は企業の大切な資産です。正確な在庫数の把握により、販売機会の損失や保管スペースの無駄遣いを防ぐことができます。

また、在庫管理表を共有することで、従業員間での情報共有や確認作業もスムーズになります。実際、多くの企業でエクセルを活用した在庫管理が行われています。

エクセルで在庫管理するメリット

エクセルを活用した在庫管理は、多くの企業にとって実用的で効率的な方法です。主なメリットは以下のとおりです。

導入コストがかからない

エクセルは多くのパソコンに標準でインストールされており、特別なソフトを購入する必要がありません。初期費用が不要で、すぐに運用を始められます。

自由度が高い

業種や運用スタイルに応じて、レイアウトや管理項目を自由にカスタマイズできます。専用システムのように固定された項目に縛られることがなく、柔軟な管理が可能です。

関数やフィルター機能が活用できる

在庫数の自動計算や、特定条件による抽出・並べ替えが簡単にでき、手作業によるミスも減らせます。

印刷・共有も簡単

帳票の印刷やPDF出力もワンクリックで対応でき、現場や他部署との共有もスムーズに行えます。

エクセルで在庫管理表を運用する方法

エクセルを使った在庫管理は、段階的に導入することが成功のポイントです。以下のステップで取り組むことで、無理なく運用をスタートできます。

ステップ1　テンプレートを作成

まずは、基本となる在庫管理表を作成します。商品名、商品コード、在庫数、入出庫履歴など、最低限の情報が記録できるようにしましょう。必要に応じて、自社に合った項目を追加するのもおすすめです。

ステップ2　計算式を組み込む

入庫数と出庫数をもとに、在庫数が自動で計算されるように関数を設定します。これにより入力の手間が省け、ミスも防げます。

ステップ3　定期的に更新・記録

商品の入荷・出荷時には、都度正確に数値を入力し、在庫情報を常に最新の状態に保ちましょう。

ステップ4　フィルターや条件付き書式を活用

在庫が少ない商品だけを抽出したり、発注点を下回った場合にセルの色を変更したりすることで、視認性が向上します。

便利なエクセルの関数

在庫管理表を効率よく運用するために、以下の関数が特に役立ちます。

SUM関数

SUM関数は、指定した範囲の数値を合計する基本的な関数です。

在庫管理では、商品ごとの入出庫合計やカテゴリ別の在庫総数を算出する際など、数値の集計作業に欠かせません。シンプルながら非常に実用的です。

IF関数

IF関数は、指定した条件が「真（TRUE）」か「偽（FALSE）」かを判定し、それに応じた処理を行う関数です。

在庫切れの警告表示や、発注が必要かどうかの自動判定など、様々な場面で活用できます。

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は、指定した検索値を表の左端列で探し、同じ行の別の列から値を取得する関数です。

商品マスタとの連携や、価格・担当者などの情報を自動で引き出すのに役立ち、エクセルをデータベースのように活用できます。

TODAY関数

TODAY関数は、現在の日付を自動的に表示する関数です。

入出庫日や更新日の自動表示により、日付の入力ミスを防げます。常に最新の日付が反映されるのも利点です。

COUNTIF関数

COUNTIF関数は、指定した範囲から条件に一致するセルの数を数える関数です。

在庫表の上部に集計エリアを設け、「在庫切れ商品数」「発注が必要な商品数」「在庫が正常な商品数」などを表示すれば、一目で状況を把握できる簡易ダッシュボードが作れます。

在庫管理表の運用ポイント

エクセルで在庫管理を成功させるには、以下のポイントを意識することが大切です。

入出庫の都度、必ず記録する

リアルタイムで記録しないと在庫数にズレが生じ、管理表の信頼性が損なわれます。記録漏れを防ぐためにも、入力ルールを徹底しましょう。

データを保管・バックアップする

定期的な保存・バックアップにより、誤って上書きした場合やファイルが破損した際にも復旧が可能です。クラウドストレージの活用もおすすめです。

データの一元化

商品マスタや仕入先リストなどの基礎データは、別シートにまとめて管理しましょう。表が整理され、更新や検索がスムーズに行えるようになります。

操作ルールを明確にする

複数人で運用する場合は、「どの列を誰が更新するか」「入力のタイミング」などのルールを事前に決めておくと、記入ミスやトラブルを防げます。運用マニュアルを用意しておくのも効果的です。

まとめ

エクセルを使った在庫管理は、コストを抑えつつ、正確かつ効率的に在庫を把握できる方法として非常に有効です。特別なシステムを導入する必要がないため、すぐに始めることができ、関数や条件付き書式を活用すれば、手作業では難しい管理もスムーズに行えます。

ただし、エクセルでの在庫管理を成功させるには、「継続的な運用」と「記録の正確性」が欠かせません。一度作成しただけで満足せず、日々の入出庫を確実に反映させて、データが常に最新の状態になるよう心がけましょう。また、作成した在庫管理表は定期的に見直し、業務内容に合わせて項目の追加やレイアウトの改善を行うことも重要です。

在庫管理は、小さなミスの積み重ねが大きな損失につながるリスクがあります。エクセルのような身近なツールを活用し、記録と確認を習慣化することで、誰でも無理なく効率的な在庫管理が実現できます。まずはシンプルな表から始めて、少しずつ自社に合った形にアレンジしながら、実務に役立つ在庫管理表を作っていきましょう。