証憑とは？経理で扱う証憑書類の種類や保存期間について
「証憑として扱われる書類の範囲がわからない」「証憑書類の保存期間に決まりはあるのだろうか」こういったお悩みを抱えていないでしょうか。証憑は事業を行うにあたってなくてはならないものであり、日頃から当たり前のように扱っている書類でもあります。しかし証憑として扱われる書類は多岐に渡るため、証憑に該当する書類がどのようなものであるか、またその保存期間や保存方法について正しく理解している方は少ないのではないでしょうか。
この記事では、証憑の概要とあわせて、証憑書類の種類や保存期間について解説します。経理の業務で証憑書類を扱う方は、ぜひ参考にしてください。
証憑書類とは
証憑書類とは、領収書や請求書など、取引の成立を証明する書類のことです。
企業がおこなう取引は、商品・サービスの売買取引をはじめ、従業員の給与や固定費の支払いまで多岐に渡ります。取引内容を適切に管理しないと、会計上の収支があいまいになり企業経営が成り立ちません。そのため、取引について正確に記録した書類を作る必要があり、その書類のことを証憑書類といいます。
読み方
証憑の読み方は「しょうひょう」です。
日常生活ではあまり聞き慣れない言葉ですが、会計や経理などのビジネスシーンでよく使われている言葉です。使い方の例としては「証憑として契約を取り交わした」や「証憑管理の研修をおこなう」といった文脈で使われます。
帳票との違い
証憑と帳票との大きな違いは「誰が作成したか」という点です。
帳票は「帳簿」と「伝票」の両方を指す総称で、仕訳帳や売掛金台帳などといった経営に関する書類を広く表す言葉です。他方で証憑書類は、受領書や領収書など、取引の事実を客観的に証明する書類のことをいいます。
つまり帳票は自社で作成する記録ですが、証憑は客観性が重要なため、自社のみならず取引先が作成したものも含みます。なお入金伝票や出金伝票など、証憑・帳票のどちらにも属する書類も存在します。
証票との違い
証憑に似た漢字として「証票」がありますが、両者の意味合いはまったく異なります。
証票（しょうひょう）とは、あることを証明するための書き付けや札を指す言葉です。
例えば、税理士や行政書士である事実を証明する「税理士証票」「行政書士証票」などの証明書や、政治活動用の事務所看板の立て札および看板に貼付する証票などが当てはまります。
また、金銭授受を証明する領収証書などの証明書は証憑・証票のどちらにも属します。
証憑と証票は読み方が一緒であるため混同しがちですが、似て非なるものですから、間違えないようにしましょう。
証憑書類の種類
証憑書類の種類は、主に以下の4つに分けられます。
- 売上に関係するもの
- 仕入に関係するもの
- 従業員に関係するもの
- その他
それぞれの内容について、ひとつずつみていきましょう。
売上に関係するもの
証憑書類の1つ目は、売上に関係するものです。
売上に関係する代表的な証憑書類には、以下のようなものがあります。
- 見積書
- 注文書
- 納品書
- 請求書
- 領収書
これら金銭のやりとりを示す証憑書類の扱いは、企業の経営や業績に大きく関わりますので、間違いや紛失がないように管理しなければなりません。
仕入に関係するもの
証憑書類の2つ目は、仕入に関係するものです。
仕入に関係する証憑書類には、以下のようなものがあります。
- 見積書
- 注文書
- 納品書
- 棚卸表
- 受領書
- 検収書
売上に関係するものと重複する書類も多いですが、発行元と発行先が入れ替わります。
例えば、売上にかかる注文書の発行元は得意先で発行先は自社ですが、仕入にかかる注文書の発行元は自社で発行先は仕入先となります。
納品書などは、在庫の入庫数を把握するためにも重要な書類です。
特に大量の在庫を抱えている企業においては、仕入の証憑は間違いのないように管理しなければなりません。
従業員に関係するもの
証憑書類の3つ目は、従業員に関係するものです。
従業員に関係する証憑書類には、以下のようなものがあります。
- 給与明細
- 雇用契約書
- 賃金台帳
- 退職届
- 履歴書
- タイムカード
外部との取引だけではなく、企業と従業員の関係も取引と考えられることから、給与や雇用に関する書類も証憑書類として扱われます。
従業員に関係する書類には個人情報が含まれていますので、適切で厳重な管理を行いましょう。
その他
証憑書類の4つ目は、上記3つに該当しない取引に関係するものです。
例えば、次のような書類も証憑書類に含まれます。
- 銀行取引契約書
- 賃貸借契約書
- 返済計画表
- 通帳
- 議事録
- クレジットカード利用明細書
銀行から融資を受けていたり、建物を借りている場合には、これらの書類も証憑書類として扱われます。
また税務署が監査に来たときに提出を求められるケースもありますので、その他に当てはまる証憑書類も適切に保管しておく必要があります。
証憑書類の保存期間
証憑書類の保存期間は、書類を扱う法律によって5年〜10年と異なります。
例えば法人税法では、帳簿書類に該当するもの（注文書・契約書・領収書など）は、7年間保管が義務です。
さらに、会社の運営・清算などのルールを定める法律である会社法では「株式会社は会計帳簿とともに事業に関する重要な資料（賃借対照表や損益計算書といった決算関係書類など）を10年間保管しなくてはならない」との決まりがあります。
基本的には会社法で指定された書類の場合は10年、法人税法で指定された書類の場合は7年、そして両方の法律で対象となっているケースではより長い保存期間の会社法が優先となります。
このほか、賃金台帳や労働者名簿のような労働に関する重要な書類は、労働基準法によって5年の保存が必要です。
以上のように、証憑書類の保存期間は法律によって異なりますので、わかりやすく分類してファイリングし、常に整理しておくことが重要です。
証憑書類の保存方法
証憑の保存方法について紹介します。
従来の管理方法
多くの企業では、紙の証憑を原本のままファイリングして保存しています。昔ながらの方法で誰でも手軽に行える点が特徴です。しかし証憑を紙ベースで保存する場合、紙の印刷コストが発生するほか、増え続ける証憑書類を保管しておく場所を確保しなければならないといった課題が挙げられます。
証憑の電子化
近年では、多くの企業が証憑の電子化に着手しています。証憑書類を電子化することで「ペーパーレス化によるコスト削減」「検索性の向上」「セキュリティ・コンプライアンスの強化」といったさまざまなメリットを得ることができます。また電子帳簿保存法が改正されたことにより、2022年1月以降に電子取引で受け取った証憑に関しては電子データでの保存が義務付けられるようになりました（2年間の執行猶予あり）。
ペーパーレス化の流れは確実に進んでいますので、証憑の電子化については早めに準備に取り掛かる必要があるでしょう。
証憑書類の確認作業
証憑の確認作業について解説します。
監査で行われる「証憑突合」とは
証憑突合（しょうひょうとつごう）とは「証憑」と「会計帳簿」を突き合わせることによって、取引の実在性や帳簿記入の正確性を監査する手続きのことです。
監査作業の5割を占め、その多くは手作業で行われています。
単に証憑書類があるかどうかではなく、証憑突合によって監査人が検証対象である取引が実際に存在しているかを推測して、仕訳処理の妥当性や仕訳金額の正確性を確かめます。
まとめ
この記事では、証憑の概要、証憑書類の種類と保存期間について解説しました。
まとめると、以下のとおりです。
- 証憑書類とは「取引の根拠となる書類」のことをいう
- 証憑書類の種類は「売上」「仕入」「従業員」「その他」の4つに分けられる
- 書類を扱う法律によって証憑書類の保存期間は5年〜10年と異なる
- 証憑書類の保存方法は「紙」と「電子データ」の2つである
証憑書類は、企業が自らの内部統制を構築するためにはもちろんのこと、税務や会計監査への備えとしても必要なものです。
本記事を参考にして、証憑書類への知識を深め、経理の実務に役立ててみてはいかがでしょうか。
