バックオフィス業務の効率化｜ジーニアルAIで効率化
「バックオフィスの業務に追われて、本来やりたい仕事に集中できない」
「毎日同じような作業の繰り返しで、もっと効率的にできないだろうか」
こうした悩みを抱えるビジネスパーソンは少なくありません。
総務・人事・経理などのバックオフィス部門は、企業運営に不可欠な書類作成やデータ入力、申請処理などを担っています。しかし、限られた人員で膨大な業務をこなさなければならず、常に時間に追われているのが現状です。
さらに、これらの業務は正確性が求められる一方で単調な作業も多く、集中力を維持するのも一苦労です。
そこで本記事では、「バックオフィス業務の自動化」について解説します。自動化によって業務がどのように変わるのか、その具体的なメリットやオススメのツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
バックオフィスとは
バックオフィスとは、企業の間接業務を担当する部門のことを指します。具体的には、社内向けの業務を担う以下の部門の総称です。
- 総務
- 経理
- 人事
- 法務
- 情報システム
バックオフィス業務は、営業や製造といった直接的に売上を生み出す部門「フロントオフィス」を支える重要な役割を担っています。給与計算や経費精算、契約書管理など、企業運営に欠かせない様々な業務を日々こなしています。
表には出ずに直接的な収益を生まないため軽視されがちですが、実際には企業の基盤となる不可欠な部門です。適切に運営されることで、フロントオフィスの業務がスムーズに進み、企業全体のパフォーマンス向上につながります。
バックオフィスが抱える課題
バックオフィス業務には共通して見られる課題が存在します。中でも代表的なのが以下の4つです。
- 業務が属人化している
- 人手が不足している
- 書類の管理に手間がかかっている
- 業務量のコントロールが難しい
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1. 業務が属人化している
多くの企業では、特定の担当者だけが知っている手順や処理方法が存在します。その人がいないと業務が進まない、いわゆる「属人化」です。
長年同じ担当者によって効率的な独自方法を編み出す一方、知識やノウハウが共有されず、組織として蓄積されない点が問題となります。
担当者が休暇や退職で不在になると業務が停滞するリスクが高く、事業継続性に影響を与えかねません。また、新しいスタッフが業務を覚えるのに時間がかかり、即戦力として活躍するのが難しいケースもあります。
属人化は業務の標準化や効率化を阻害し、組織全体の生産性低下を招きます。早急な改善が必要といえるでしょう。
2. 人手が不足している
現代の企業では、バックオフィス部門の慢性的な人手不足が深刻化しています。少子高齢化による労働人口の減少や、専門人材の獲得競争激化がその背景にあります。
特に中小企業では、限られた予算の中で人材を採用しなければならず、大企業と比べ人手不足解消が難しい傾向があります。その結果、既存スタッフが複数の業務を兼任せざるを得ず、1人あたりの業務負荷が過度に増大しています。
人手不足は業務品質の低下や処理遅延だけでなく、スタッフの疲弊やモチベーション低下を招き、さらなる離職へとつながる悪循環を生むことも少なくありません。簡単に解決できる問題ではないため、効率化と並行した取り組みが求められます。
3. 書類の管理に手間がかかっている
バックオフィス業務では、契約書や請求書、申請書など膨大な書類を扱うため、管理に多大な時間と労力が必要です。特に紙ベースの書類は物理的な保管スペースを取るうえ、ファイリングや整理整頓に手間がかかります。
さらに、紙の書類は探し出すのに時間がかかったり、紛失リスクがあったりと、効率を下げる要因となります。検索性も低く、過去情報の参照に時間がかかるのもデメリットです。
こうした書類管理の非効率性は、バックオフィス業務の生産性を阻害する大きな要因であり、業務効率化を図るうえで改善すべき重要なポイントです。
4. 業務量のコントロールが難しい
バックオフィス業務は、月末月初の集中処理や決算期の繁忙など、時期によって業務量が大きく変動する特徴があります。しかし、繁忙期に合わせた人員体制を常に維持するのは非効率であり、結果として繁忙期には担当者の負担が大きくなりがちです。
さらに、事業拡大や組織変更、法改正などにより突発的な業務増加も多く、予測や調整が難しい点も特徴です。残業や休日出勤が常態化し、業務の優先順位付けが難しくなり、組織運営に支障をきたす可能性があります。
バックオフィス業務を自動化・効率化するメリット
バックオフィス業務は負担が大きいため、自動化・効率化によるメリットは非常に大きい業務といえます。特に、以下のポイントは自動化を検討する上で押さえておきたいメリットです。
- コスト削減
- 人為的ミスの防止
- 属人化防止
- 生産性向上
- 従業員満足度向上
- ガバナンス強化
- BCP対策
1. コスト削減
バックオフィス業務を自動化することで、人件費の削減が可能です。定型作業を自動化することで、手作業にかかっていた時間を短縮し、少人数で同じ業務量をこなせるようになります。
また、残業代の削減や、ミスによる修正作業の減少も期待できます。紙ベースの業務をデジタル化すれば、印刷費用や郵送費、保管スペースのコストも抑えられます。初期投資は必要ですが、中長期的には大幅なコスト削減が見込めるため、投資対効果の高い取り組みといえるでしょう。
2. 人為的ミス防止
手作業による入力や計算では、どうしてもヒューマンエラーが発生しがちです。自動化を導入することで、これらのリスクを大幅に軽減できます。
データ転記のミスや計算間違い、処理漏れなどは、企業の信頼性に大きく影響する可能性があります。システムによる自動処理は一定のルールに従って正確に実行されるため、ミスを減らせます。
さらに、チェック機能やアラート機能を活用すれば、異常値の検出や処理漏れの防止も可能です。これにより、修正作業の時間やコストも削減でき、業務品質の向上と効率化を同時に実現できます。
3. 属人化防止
業務を自動化することで、特定の担当者に依存していた作業を標準化し、誰でも同じ品質で処理できる環境を構築できます。
自動化されたシステムでは業務手順やルールが明文化されるため、暗黙知として個人に蓄積されていた知識が組織全体で共有されます。新しいスタッフでも短期間で業務を習得でき、即戦力として活躍しやすくなります。
担当者の交代や休暇時でも業務が停滞しにくくなり、安定した運営が可能です。また、業務プロセスの可視化により改善点の発見や最適化も容易になり、継続的な業務改善にもつながります。
4. 生産性向上
自動化によって定型業務から解放されると、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。データ分析や戦略立案、顧客対応など、創造性や判断力が求められる業務に時間を割けるため、組織全体の生産性が向上します。
処理スピードの向上により業務サイクルタイムも短縮でき、より多くのタスクを効率的にこなせます。リアルタイムでのデータ処理や分析が可能になることで、迅速な意思決定も実現します。
さらに、業務プロセスの標準化により品質のばらつきが減り、安定した成果を継続的に出せる点も大きなメリットです。
5. 従業員満足度向上
バックオフィス業務は、単調で反復的な作業が中心であり、モチベーション低下につながることもあります。しかし自動化によりこうした作業から解放されれば、従業員のやる気や満足度の向上が期待できます。
より創造的で挑戦的な業務に取り組む機会が増え、仕事へのやりがいを感じられるようになるでしょう。
6. ガバナンス強化
自動化によってすべての処理履歴が記録され、誰がいつ何をしたのかが明確になります。承認フローを電子化すれば、適切な権限者による承認が確実に行われ、不正や誤処理のリスクを減らせます。
アクセス権限管理やデータ暗号化を組み合わせれば、情報セキュリティの向上も可能です。リアルタイムでの業務状況を把握できるため、問題の早期発見や対処も可能になります。
企業のリスク管理能力が向上することで、ステークホルダーからの信頼獲得にもつながります。
7. BCP対策
自動化とデジタル化により、災害や感染症などの緊急事態においても業務を継続できる体制を構築できます。クラウドベースのシステムを活用すれば、オフィスに出社できない状況でもリモートワークで業務を継続可能です。
重要なデータがクラウドに保管されていれば、物理的な災害によるデータ消失リスクも軽減されます。災害のリスクが少ない場所にあるデータセンターを利用すれば、万が一の場合でもデータ消失を回避できます。
BCP対策は、顧客や取引先からの信頼獲得にもつながる重要な要素です。バックオフィス業務の自動化は、企業の事業継続能力を強化し、予期せぬ事態への対応力も高めます。
ジーニアルAIが実現するバックオフィス業務の革新
ジーニアルAIは、AIとOCR技術を活用し、帳票データの読み取りとExcelへの転記を同時に実現する、業務効率化ツールです。紙・PDF・画像の帳票をOCRで読み取り、必要な情報を抽出してExcelのセルに入力します。
読み取り対象は、テキストデータとテーブルデータです。複数のテーブルをまとめて転記したり、レイアウトを変更したりすることも可能で、転記業務が多い部署ほど大幅な効率化が期待できます。
- テキストクリップ
書類に埋め込まれたテキストがなくても、範囲選択することでAIが文字を読み取り、テキスト化します。1件ずつの書類処理に最適です。
また、セルと書類を連動させることで、書類を探す手間を減らし、特定の人しか分からない状態をなくすことができます。 - テーブルクリップ
書類内のテーブル情報をまとめてExcelに転記できます。明細情報を取り込んで数百のセルを一括転記できるので、手作業による入力工数を大幅に削減できます。
さらに、時間のかかる誓約書や契約書の要約・翻訳もサポートします。特定の観点から要約したり、重要度に応じた情報を取捨選択したりできるため、従来の確認作業を大幅に短縮可能です。文字数制限はありますが（要約：40,000字以内、翻訳：49,000字以内）、実務上十分対応できる範囲です。
生成AIによる翻訳機能も搭載しており、英語や中国語など多言語への翻訳が可能です。部分的な翻訳にも対応しているため、海外取引の多い企業にとって強力なサポートとなります。
このように、ジーニアルAIはOCRと生成AIの技術を組み合わせることで、単純なデータ転記から文書の要約・翻訳まで幅広く対応し、バックオフィス業務を大幅に効率化します。導入により、作業時間の削減と業務の高度化を同時に実現できるでしょう。
ジーニアルAIの導入効果と活用事例のご紹介
【食品業・経理部門】
課題：
見積書・請求書の手入力に多大な作業を行っており、月初には約30件の請求書処理に2日間を要していました。特に桁数の多い番号や金額の入力ミスが発生しやすく、それに起因するストレスも大きな課題でした。
導入した製品：
この課題を解決するために導入されたのが、Excelアドイン型の自動転記ツール「ジーニアルAI OCR」です。
導入の決め手：
手書き文字にも対応したOCR精度の高さと、書類上のデータをマウスで選択するとそのままExcelに貼り付けられる「クリップ機能」の高い実用性でした。
導入効果：
- 入力ミス（例：「03」と「30」の誤り）が大幅に減少
- 1件あたりの処理時間が15分 → 10分に短縮
- 月初処理の2〜3時間分を削減
- 業務負担とストレスが軽減され、前向きに仕事へ取り組めるように
- 他部署でも「自分たちも使いたい」という声が上がり、現場主導のDXが社内に波及
- 属人化の防止にも効果あり
【卸売/小売業・経理部門】
課題：
取扱商品数の増加に伴って大きな負担が発生。主要仕入先だけで月3,000行以上もある請求データの手作業による突合処理に6日間を要していました。処理の遅延や支払いミス、在庫過多のリスクが顕在化していました。
導入の決め手：
コロナ禍で請求書のデジタル化が進んだことを契機に、管理部門の提案で「ジーニアルAI」をトライアル。作業効率化による時間削減効果を検証でき、Excelベースで操作が簡単である点から導入を決定。
導入効果：
- 主要3社の突合作業が6日間 → 1日未満に短縮（80%以上削減）
- 「不一致データのみを確認する」効率的な業務フローが確立
- 請求金額のミスを即座に発見でき、支払いリスクを回避
- エラーの可視化により、現場の意識と処理スピードも向上
- 毎月5日分の業務時間を創出し、DX推進や付加価値業務に充当
- 「テキストクリップ」「テーブルクリップ」機能で紙の見積書入力も効率化
- 安定したシステムのため、導入後もサポートを必要としない運用が可能
まとめ
バックオフィス業務の自動化は、企業の競争力維持と成長のために不可欠です。人手不足や業務の属人化、書類管理の煩雑さといった課題を根本的に解決し、コスト削減と生産性向上を同時に実現できます。
ジーニアルAIは、AIとOCR技術を組み合わせ、納品書や請求書、会計簿データを自動で読み取り転記するツールです。従来なら膨大な時間と手間がかかっていた作業を効率的に自動化できます。
バックオフィス業務でのヒューマンエラーが多いと感じている企業の方は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。