成功するクラウドサービス導入の手順と重要ポイント
Mana Kotani
最近、多くの企業が効率化とコスト削減のためにクラウドサービスの導入を検討しています。
しかし、導入にあたっては、様々なハードルが存在します。特に、自社に最適なクラウドサービスを見極めることは大きな課題です。
この記事では、「クラウドサービス導入の手順」を解説しています。導入の際に知っておきたい「確認すべきポイント」や「失敗した事例」も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
クラウドサービスの導入で失敗するケース
クラウドサービス導入の手順を知る前に、まずは失敗したケースから見ていきましょう。良くあるケースとして、以下の5つが代表的です。
- クラウド移行時のコストや工数が想定よりも増大してしまった
- 運用コストが想定よりも高くなってしまった
- 環境が複雑化してしまい、管理工数が増大した
- クラウド利用時の通信遅延により業務に支障が出た
- ベンダーのサポート体制が不十分で運用に支障が生じた
これらの共通点は、導入前に立てる計画が甘かったため失敗していることです。
一方で、クラウドサービスの導入に成功した企業は、総務省の報告にもあるように、企業規模に関わらず、それぞれの特徴を活かす形で導入しています。
特に注目すべきは導入する目的です。目的が明確でない企業ほど、導入後に期待した効果を得られなかったと感じています。
クラウドサービスを導入するには、導入の目的を明確化した上で、達成できるサービスを選ぶ必要があります。
クラウドサービスの導入効果は単なる業務効率化に留まりません。自社に合ったクラウドサービスの導入が、企業全体の効率を向上させることを認識しましょう。
クラウドサービス導入のステップ
企業がクラウドサービスを導入する際には、以下の手順に従って進めてください。
- 導入目的を明確にする
- 社内ニーズを確認する
- クラウドサービスを選定する
- フリートライアル（デモ）で製品評価と費用対効果を計測する
- 社内運用ルールを策定する
- スモールスタートで試験運用する
- 社内研修・展開を行う
Step 1. 導入目的を明確にする
まず、クラウドサービスの導入目的を明確にしましょう。目的が明確であれば、適切なサービスを選定し計画を立てやすくなります。目的が抽象的な場合は、業務効率化、IT負担軽減、またはITを活用したビジネス展開といった要素を柱に考えてみてください。
たとえば、業務効率化を目指す場合は、具体的な業務改善を定めます。バラバラに保有されている情報を集約して有効活用することがその一例です。
導入目的を明確にすることで、重要な要素を可視化できます。
Step 2. 社内ニーズを確認する
導入目的が明確になったら、次に社内のニーズを把握しましょう。各部門からの意見を収集し、それぞれの要求にどう応えるかを検討します。クラウドサービスは企業全体で利用されるため、社内ニーズの把握は重要です。すべてのニーズを満たすのは難しいかもしれませんが、クラウドサービスによって解決できる範囲が異なります。社内ニーズを確認し、実現可能な範囲を検討しましょう。
Step 3. クラウドサービスを選定する
目的とニーズが明確になったら、クラウドサービスを選定します。情報を確認しながら慎重に選びましょう。提供される機能、コスト、サポート体制などが異なりますので、複数のサービスを比較し、最適なものを選びましょう。また、費用も異なるので、複数の見積もりを取って比較検討することをおすすめします。
Step 4. フリートライアル（デモ）で製品評価と費用対効果を計測する
導入前に、フリートライアルを利用してみましょう。製品の性能や機能を事前に評価できるため参考になります。フリートライアルの期間を通じて、実際の業務における利便性と費用対効果を検証できます。新システムが現場の作業をどれだけ効率化するかなど、実務面での検証も可能です。本格的な導入前に、一定期間試用し、実際の使用感を確認してみましょう。
Step 5. 社内運用ルールを策定する
フリートライアルと同じタイミングで、社内でクラウドサービスを効果的に運用するための運用ルールも策定しておきましょう。特に重要なのは、以下の2つです。
- セキュリティ対策
- データ管理の基準
これらを決めておくことで、安全かつ効率的な使用が可能となります。例えば、データのアクセス権限を部門や役職ごとに明確にするといった方法があります。
クラウドサービスは便利ですが、様々な場所で使用できるため、ミスを防ぐためにも運用ルールの策定は重要です。
Step 6. スモールスタートで試験運用する
クラウドサービスを導入する際は、まず小規模から始めて、段階的にシステムを拡大する「スモールスタート」がオススメです。これにより、問題点を早期に発見し、修正も容易にできます。
企業によってクラウドサービスの利用方法は異なります。試験運用で得られたフィードバックを元に、システムの最適化を進めましょう。
Step 7. 社内研修・展開を行う
クラウドサービスを本格的に導入するには、従業員への研修も不可欠です。適切なトレーニングを実施し、システムを有効活用できるようにしましょう。
研修を通じて、従業員が新しいシステムに慣れることで、クラウドサービスのメリットを最大限に活かせます。
ただし、人は変化を嫌う傾向があります。新しいシステムに対して抵抗が生じる可能性も考慮し、マニュアルの作成と併用して現場責任者の同意を取っておくようにしましょう。
クラウドサービス導入までに確認する内容
クラウドサービスを導入する手順がわかったところで、次に導入までに確認しておきたい内容を解説します。特に重要なのは、以下の5つです。
- セキュリティ体制
- 料金形態
- アップデート頻度
- 法規制の遵守
- サポート内容
セキュリティ体制
クラウドサービスを選ぶ際に重視したいのは、セキュリティです。しっかりとしたセキュリティ体制が整っているサービスを選びましょう。これにより、データ漏洩のリスクを最小限に抑えられます。特に、クラウドサービスは場所を選ばず利用できる特徴があります。ただし、社外でも接続できるようになると情報漏洩のリスクが大きく上がる可能性があるため、自社で取れるセキュリティ体制を見直しておきましょう。
料金形態
クラウドサービスは継続的にコストが発生します。導入前に必ず料金形態を理解し、予算に合ったプランを選ぶようにしましょう。多くの企業がコストの面で負担を感じています。特に重視したいのは、料金が明瞭かつ追加費用が少ないという点です。運用費を含むトータルの費用を確認しておかないと、結果的にコストが大きく増えてしまう可能性があります。
アップデート頻度
クラウドサービスのアップデート頻度は、そのサービスが技術変動にどれだけ対応できているかを示しています。高頻度＝安全というわけではありませんが、定期的にアップデートされるサービスを選ぶと、最新の機能やセキュリティを利用し続けられるため安心です。
例えば、毎月更新を行うサービスなら最新のセキュリティ対策を常に利用できるメリットがあります。どのようなサイクルでアップデートをしているのかは、必ず確認しておきましょう。
法規制の遵守
クラウドサービスを導入する際は、関連する法規制を遵守しているかも確認しましょう。法規制に準拠しているサービスを選ぶことで、将来的に遭遇するかもしれない法的問題を避けられます。例えば、医療や金融など特定の業界向けに設計されたクラウドサービスなら、その業界特有の規制に対応しているため、安心して利用できます。クラウドサービスを選ぶ際は、自社の業界に最適化されているかも確認しておきましょう。
サポート内容
クラウドサービスのサポート体制も、重要なポイントです。充実したサポートが受けられるサービスなら、導入や運用中に発生する問題をすぐに解決できます。例えば、24時間体制のカスタマーサポートを提供しているサービスなら、急なトラブルにも対応可能です。業務を停滞させずに通常通り進められるでしょう。いざという時のためにも、どのようなサポート体制なのかを確認しておくと安心です。
まとめ
クラウドサービスは、多くの企業が導入しています。ですが、導入に成功している企業もあれば失敗している企業もあります。
クラウドサービスを導入する際には、セキュリティ体制や料金形態、アップデート頻度、法規制の遵守、そしてサポート内容など、慎重に確認すべき重要なポイントがあります。適切なセキュリティ対策と料金体系の理解は、データの安全性とコスト管理に直結します。また、定期的なアップデートと法規制への適合は、クラウドサービスの最新性と法的リスク回避に不可欠です。さらに、充実したサポート体制はトラブル時の迅速な対応を保証し、業務の停滞を最小限に抑えます。これらの要点を把握し、適切なサービス選定と導入準備を行うことで、クラウドサービスの効果的な活用とビジネスの成功に繋げることができます。
失敗しないためにも、今回紹介したポイントを踏まえつつ、自社に合ったサービスを選ぶようにしましょう。
