グループウェアとは？社内連携と生産性向上の道筋
グループウェアは社内DXの代表的な存在で、導入することで情報共有が円滑になり、業務効率や生産性の向上が期待できる重要なITツールです。導入を検討する際に、メリット・デメリットだけではなく、選定のポイントを把握しておくことが、スムーズな運用開始につながります。
この記事では、代表的なグループウェアも紹介するため、導入を検討中の企業担当者はぜひ参考にしてみてください。
グループウェアとは
グループウェアとは、組織内のコミュニケーションや情報共有・管理を支援するためのソフトウェアの総称です。多彩なコミュニケーションツールが提供されているため、活用することで円滑に連絡をとることができるだけでなく、情報共有も可能となり、業務の効率化が図れます。また、グループウェアの中には、複数のユーザーが同時に文書を編集したり、プロジェクトを共同で進行したりするための共同作業ツールが組み込まれているものもあり、情報管理が容易に行えるため、その利点も魅力的です。
このように、グループウェアを活用することで企業や組織内の連絡を改善し、業務プロセスの効率化に寄与することができます。
グループウェアの機能
グループウェアの機能には、以下の要素が含まれています。
- メール配信およびチャット機能
- カレンダーとスケジュール管理
- タスクおよびプロジェクト管理
- ファイル共有
- ビデオ会議とオンライン会議
- 共同作業ツール
- 検索とデータ管理
- 通知とリマインダー
上記はグループウェアの代表的な機能です。
メール配信や社内SNSとして利用可能なチャットなどのコミュニケーション機能の他に、カレンダーやスケジュール、オンライン会議が可能な機能が含まれています。また、プロジェクトの進捗状況の確認はもちろん、メンバーのタスク管理やファイル共有も行えるため、メンバーが共同で作業する際にも円滑に行うことができます。その他、通知やリマインダーの設定も可能ですので、作業の見落としを防ぐのに役立ちます。また、これらの代表的な機能に加えて、各グループウェア独自は独自の機能も提供していることもあるため、導入検討の際には、自社の運用に合った選択を行うことが重要です。
グループウェア導入形態
グループウェアの導入形態は大きく「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つに分かれます。
それぞれの詳細について確認していきましょう。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社が用意したサーバーにグループウェアをインストールして運用する方法です。社外からのアクセスが制限されるためセキュリティ性が高く、情報漏洩のリスクを軽減できるのが特徴的です。また、自社環境であるため、目的や業務プロセスに合わせてカスタマイズしやすいこともメリットとして挙げられます。しかし、サーバー購入費用が高額であり、環境構築に時間を要するため、導入までに数か月かかることがあります。また、サーバーの保守管理やグループウェアのカスタマイズには専門知識が必要であるため、人材を確保しなければならないことも考慮すべきポイントです。
クラウド型
クラウド型は、サービスプロバイダーが提供するクラウドサーバーにグループウェアをインストールして運用する方法です。自社でサーバーの購入や環境構築の必要がないため、初期導入までの期間が短縮され、コストを削減できるメリットがあります。一方で、最近のクラウド型のセキュリティ性は向上していますが、社外からのアクセス制限に関してはオンプレミス型と比べて劣る場合があります。また、自社環境にないため、カスタマイズが限られる点にも留意が必要です。
しかし、インターネット環境があれば時間や場所に制約なくアクセスができるため、テレワークや外出先から利用できる魅力もあります。
例えば、外回りや出張などでもタスク確認や情報更新ができるため、移動時間を無駄にすることなく仕事が進められます。
スマートフォン対応のグループウェアや、セキュリティに不安を感じる場合にはIPアドレスでアクセス元を制限できるオプションも用意されているため、導入を検討する際には運用方法を検討しましょう。
グループウェアのメリット
グループウェアの導入には次のメリットがあります。
- 情報の管理や連携がスムーズ
- 業務の効率化
- 場所を選ばず利用可能
以下でそれぞれの詳細を解説します。
1.情報管理、連携がスムーズ
グループウェアは、コミュニケーションや情報を一元管理できるため、ツールごとにログインする必要がなくスムーズに連携を行えます。導入するグループウェアによって、プロジェクトごとにコミュニケーション管理や、アラート機能で見落とし防止できる機能を搭載しているものもあるため、手間やヒューマンエラー防止にも役立つといえるでしょう。
2.業務の効率化
業務の効率化もグループウェア導入のメリットです。ペーパーレス化が進む昨今、情報管理にファイルサーバーを構築してデータを格納している企業は多いですが、クライアントや企業ごとにフォルダを作成するのは、製作者・利用者ともに手間がかかります。ファイルサーバーでの管理で「他の人が開いていて編集できない」「検索に時間がかかる」「どこに格納しているかわからない」など、ストレスを感じることも少なくありません。グループウェアであれば、検索もスムーズであり、共同作業も可能であるため業務効率の向上が見込めます。また、Web会議機能が搭載されているものを導入すれば、ちょっとした打ち合わせも自席で行え、会議室を確保する手間も省けるでしょう。
3.場所を選ばず利用可能
クラウド型のグループウェアであれば、テレワークのように在宅であってもアクセスして利用できます。また、マルチデバイスに対応しているものでは、スマートフォンやタブレットからでもアクセスできるため、外出中であってもリアルタイムに情報の閲覧や更新も可能です。外出後に帰社して情報を入力することなく、移動をはじめとした隙間時間を有効活用することで、生産性やコスト削減にも役立つでしょう。
グループウェアのデメリット
グループウェアのデメリットには次のものが挙げられます。
- コストがかかる
- トレーニングが必要
- コミュニケーションツールが乱立する
それぞれの詳細は以降で解説していきます。
1.コストがかかる
導入費やランニングコストがかかることは、グループウェアのデメリットの一つです。コストを抑えるためには無料ツールを利用することで費用の削減も可能ですが、複数のツールを利用すると現場は混乱してしまい、トラブルの原因になりかねません。非効率なうえにトラブル対応などで社員の稼働時間が延びて人件費がかさむ可能性もあるため、結果としてグループウェアを導入した方が経済的だったということも起こりえます。このような事態を避けるためにも、導入後のコストパフォーマンスを十分に検討しましょう。
2.トレーニングが必要
グループウェアは多くの機能が搭載されているため、導入に際してトレーニングを実施する必要があります。また、実際に現場で操作する社員がシステムに不慣れである場合には、問題なく操作できるようにマニュアルの整備も必要になるでしょう。トレーニングやマニュアル整備を怠ると、社内に定着せず、グループウェアでの管理が形骸化する恐れがあります。導入後、社員に活用してもらえるよう、準備を怠らないようにしましょう。
3.コミュニケーションツールが乱立する
既に社内SNSやメールなどで連絡を行っている場合、グループウェアを導入することでコミュニケーションツールが乱立してしまう可能性があります。具体的に、複数のコミュニケーションツールがあることで「どこで聞いた話かわからない」「同じ話題があちこちに点在してる」などの状態は混乱を招きます。本来、業務効率を向上させるためのツールにもかかわらず、運用ルールが曖昧であるために非効率化しては意味がありません。導入時には、あらかじめルールを明確化し混乱を招かないようにしましょう。
グループウェアの選定ポイント
グループウェアの導入は社内DXを促進する際の代表的なツールであり、非常に多くの種類が存在するため、どれを選んで良いか悩んでしまうこともあります。その際には、次のポイントを押さえておくことでスムーズに選定が行えます。
- 導入の目的を明確にする
- 使用したい機能が搭載されているか
- 操作は難しくないか
グループウェアの選定を行うためには、まず導入の目的を明確にする必要があります。具体的な目標を設定し、「情報を一元管理したい」や「外出先でもリアルタイムに情報を確認したい」といった実現したいことを具体的に挙げることで必要な機能が明らかになります。また、複雑で直感的に操作ができないツールを選んでしまうと、現場での定着が難しくなる可能性があるため、ユーザビリティの高いグループウェアを選ぶようにしましょう。なお、一部のグループウェアはトライアルとして一定期間無料で利用できるものもありますので、導入を検討する際にはこれらを活用して使用感を確認することもおすすめです。
代表的なグループウェア
グループウェアの数は非常に多いため、選定に悩んだら以下の代表的なグループウェアをチェックしてみましょう。
- サイボウズOffice
- kintone（キントーン）
- Aipo
- Microsoft Office 365
以降では、それぞれについて特徴を解説していきます。
1.サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、社内情報共有するための便利な機能が豊富なグループウェアです。スケジュール共有、ワークフローなどはもちろん、マルチデバイスに対応しているため、場所を選ばず利用可能です。導入実績も累計7万社以上とトップクラスであることから、初めてグループウェアを導入する企業でも安心して利用できるでしょう。
2.kintone（キントーン）
kintoneは、サイボウズOfficeと同じくサイボウズ社が提供するサービスで、開発知識がなくてもシステムを生成できるシステムです。自社に合わせたカスタマイズができる柔軟性があり、導入後に業務プロセスが変更になった場合にでも対応できるのが魅力的です。APIやプラグインなどの連携サービスも100種類以上あるため、フレキシブルな運用をしたい企業におすすめです。
3.Aipo
Aipoは、1つの機能から導入できるため、導入コストを抑えられるのが特徴的なグループウェアです。既に自社内にあるシステムを加味し、足りない機能を選んで追加していけるため「導入したけど、この機能は不要」といったことも起こりにくいです。また、IPアドレスによるアクセス制御やイベントログへの記録といったセキュリティ面も充実しているため、運用制限をしたい企業にもおすすめといえるでしょう。
4.Microsoft Office 365
Microsoft Office 365は、その名の通り定番ビジネスツールであるOfficeを提供しているマイクロソフト社のグループウェアです。WordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリを最新の状態に同期できるため、効率性や生産性の向上に期待できます。パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットにもインストールできるため、在宅をはじめテレワークにも使用可能です。使い慣れたマイクロソフト社の製品なので、使用する社員に対しても浸透しやすいでしょう。
まとめ
グループウェアとは、組織内のコミュニケーションや情報共有・管理を支援するためのソフトウェアのことで、導入することによって業務効率や生産性の向上が期待できます。社内DXの代表的なソフトウェアでもあることから需要は高く、数多くの種類が存在するため、どれを選べば良いか迷ってしまいますが「目的を明確にする」「使用したい機能の有無」などのポイントを押さえると候補を絞り込みやすいです。また、導入においてはメリットだけではなく、デメリットも確認することで失敗するリスクを軽減できるため、本記事で紹介した内容をぜひ参考にしてみてください。
