書類とExcelデータの確認作業の効率化
「毎日の書類とExcelのデータチェックが手間」、「書類とExcelのデータチェックの重要性は理解しているが、時間を節約する方法が見つからない」
このように悩んでいる方は少なくありません。日々の書類チェックが負担に感じられるのは、どの職場も同じでしょう。特に手作業でのデータ確認は時間がかかるばかりか、小さなミスが大きな問題を引き起こす可能性もあります。
今回は、そんな「確認作業の効率化」について解説します。業務効率化を考える際に知っておきたい「データ確認の重要性や課題」、「作業を効率化する方法」、「確認業務を効率化するメリット」も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
Excelと書類のデータ確認の重要性
日々の業務において、書類とExcelのデータ確認は業務の品質保証において重要です。正確な情報が揃わなければ、企業は信頼性の高い意思決定を行うことができません。書類とExcelのデータが一致しないことが原因で、重大なエラーが発生するケースもあります。
例えば、部品の注文リストの数字が誤っていたため、必要以上の部品を発注してしまい、大きな損失を招いてしまう事態が考えられます。
こうしたミスを未然に防ぐためにも、書類とExcelのデータチェック作業には高い正確性が求められます。しかし、チェック作業には時間がかかるという事実もあります。何らかのツールや手法を駆使して効率化すれば、時間の損失を減らし、業務全体の生産性を向上させることができるでしょう。
現在、データの重要性がますます高まっています。データの正確性はビジネスの基盤と直結しています。書類とデータの確認作業は避けられない業務です。適切な手法とツールを使用して効率化することは、企業にとって大きなメリットをもたらす経営戦略と言えます。
アナログでのデータ確認手順
多くの企業で一般的なアプローチは、データの確認においてアナログ手法、すなわち目視による確認を採用しています。
Excelの入力内容と書類を目で比較しながらチェックする方法です。1つ1つ手作業で進められます。
手法はさまざまですが、Excelの入力データを見ながら書類の該当箇所を消していくという手法があります。以下はその一例です。
- Excelデータと書類を突き合わせて照合する
- 照合が一致する1つずつ消し込みをして確認する
上記の手法はミスを発見しやすいですが、手間と時間がかかります。
この業務は重要ですが、正確性を担保するための確認作業が業務スピードを遅らせる要因ともなっています。そのため、正しさを維持しながら、手間と時間を短縮する方法が効率化の課題となります。
このような背景から、多くの企業では、アナログ手法とデジタルツールを組み合わせたアプローチを取り入れ、データ処理の速度と正確性のバランスを取っています。
アナログでのデータ確認の課題
アナログでのデータ確認は、正確性の面では非常に有効ですが、同時に課題も存在します。特に以下の2つは、アナログな手法ゆえの課題です。
ヒューマンエラー
ヒューマンエラーはアナログでのデータチェックにおいて発生しやすい特徴の一つです。特に手作業による入力ミスや見落としが典型的です。これが業務の品質を低下させる原因となります。Excelの入力内容と書類を目で比べてチェックする際、見落とし経験のある方も多いでしょう。特によくあるエラーとして、以下が挙げられます。
- 変換ミス
- 数字の間違い
- 入力箇所の誤り
また、長時間画面を見続けると、目が疲れてくるものです。このため、注意力が散漫になりやすく、エラーが発生する可能性が高まります。アナログでのデータ確認では、常にヒューマンエラーに気を配る必要があります。
疲労やストレス
データ確認作業を続けると、疲労とストレスが蓄積されます。特に、長時間同じ作業を続けると、集中力が低下し、結果的に作業効率が低下することもあります。1日中データを目で追った日は、家に帰ると疲労で強い眠気が襲ってくる経験をされた方も多いでしょう。このような身体的な負担は、まさにデータの確認作業が原因です。
疲労やストレスが蓄積されると、作業のモチベーションにも影響します。その結果、職場全体の生産性が低下する可能性があります。そのため、これらを溜め込まないようにする必要があります。
データ確認業務を効率化する方法
データの確認作業を効率化する方法は様々ありますが、特にオススメの方法は以下の3つです。
1.ワークフローなどの見直し
業務内容の見直しは、最も取り組みやすい効率化方法です。現在の作業フローを詳細に分析し、無駄な手順を省いて全体の時間を短縮します。
例えば、書類とExcelデータのチェックを1人ではなくチームで分担する方法では、各メンバーの負担が軽減され、より迅速で正確なデータ確認が可能となります。
定期的な業務フローの見直しが重要ですが、業務内容の見直しには時間がかかりますし、従業員からの反発も考えられます。
2.RPAの活用
RPA（Robotic Process Automation）を活用することで、書類とExcelデータのチェック作業を自動化できます。デジタルな手法なので、アナログよりも効率を大幅に向上させることが可能です。
RPAは定型的なデータ入力や比較作業を自動で行うため、人間よりも速く、かつ正確に作業をこなしてくれます。これによりデータ確認作業の時間を大幅に短縮でき、作業ミスも大幅に減少します。繰り返しの作業が多い業務において、非常にメリットのある方法です。
3.AI照合ツール【ジーニアルAI】を活用
「ジーニアルAI」は、膨大なExcelデータとマッチングするPDFを自動的に照合することができるExcelアドイン製品です。
煩雑なチェック作業やデータの転記にかかる時間を大幅に削減できます。
主な特徴は以下の2つです。
①「証憑突合機能」の活用
ExcelデータとPDFの一致箇所を自動で照合できます。Excelセルと対応する書類の範囲を水色にハイライトし確認作業を効率化します。紐づいている証憑にすぐにジャンプできるため、レビュー時間も短縮されます。
②「クリップ機能」の活用
インポートされた書類内の文字を範囲指定することでExcelセルへ転記します。
また、書類の表部分を指定することで表構造を保ったまま転記することができます。
ジーニアルAIでは無料お試し期間を提供しています。この期間中でもサポート機能が利用できるので、興味のある方はぜひお問い合わせください。
確認業務を効率化するメリット
書類とExcelデータの確認作業をアナログで丁寧に行っている方にとって、効率化することのメリットは以下の3つが挙げられます。これらのポイントを把握しておくことが重要です。
工数の削減
確認作業の効率化により、作業にかかる時間を短縮することができます。業務プロセスの見直しや自動化ツールの導入により、手作業に要していた時間を削減できます。
これにより、余った時間を他の業務に活用することが可能となり、生産性の向上につながります。
ミス防止
確認業務の効率化は、ミスを防ぐ効果もあります。システムの自動化により、手作業に比べてエラーの発生率が格段に低くなり、一貫性と正確性が向上します。
書類とExcelデータの自動照合を行うことで、入力ミスや見落としの削減が期待でき、全体の業務品質も向上します。
処理速度の向上
業務の自動化は、処理速度を大幅に向上させるメリットがあります。手作業よりも迅速にデータを処理できるため、全体の業務フローをスムーズに進めることができます。
例えば、データ入力や照合作業が自動化された場合、手作業に比べて処理速度が格段に速くなります。
これにより、「時間のあるときにやろう」という作業の先延ばしもなくなり、仕事を溜め込まずに済むでしょう。業務効率化の観点からも、処理速度の向上は大きなメリットとなります。
まとめ
書類とExcelデータのチェック作業は、ミスなく業務を遂行する上で非常に重要です。企業経営にも直結するため正確性が求められます。
しかしながら、確認作業はほとんどがアナログで行われています。アナログな手法では、ヒューマンエラーが発生しやすく、疲労やストレスも蓄積します。
そのため、データの確認作業には業務内容の見直しやRPAの活用など、定期的な改善が必要です。
効率化するメリットは非常に大きいため、近年注目されているAIの導入も含めて、自社に適した方法を検討してみてください。
