RPAとは？種類と動作原理、導入事例とツール比較について
少子高齢化に伴う労働人口の減少は年々深刻さを増しています。そのため、深刻な人手不足に対応する手段として、RPA（Robotic Process Automation）を活用することで、日々の業務プロセスを劇的に改善しています。ITエンジニアがいなくても導入・運用が可能なRPAとは、一体どのような技術なのでしょうか。
本記事では、RPAについて解説し、導入事例と代表的なRPAツールについて紹介します。自動化技術に興味がある方や、RPAの導入を検討している企業は、ぜひ最後までご覧ください。
RPAとは
RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略称で、パソコンなどを用いて行っている事務作業を自動化できるソフトウェアロボット技術を指します。定型的で反復性の高い業務をRPAを活用することで自動化することができます。たとえば、FAXで届いた発注書の内容を注文システムに手入力するといった業務も自動化できます。RPAの活用は、効率化や生産性向上など大きな効果を発揮することができます。
マクロとの違いとは
「Excelのマクロ」は、RPAと似たような自動化ツールですが、 いくつかの点で異なります。Excelにおいてマクロを使った高度な自動化を実現するためには、プログラミング言語の知識が必要です。一方、RPAは専門知識が不要な場合もあります。また、自動化の範囲について、Excelのマクロは基本的にアプリケーション内に限られますが、RPAは端末上のほとんどの操作を対象とするため、Webブラウザからアプリケーションへと横断した自動化まで扱えます。
AIとの違いとは
自動化ツールと言えばAI（人工知能）を思い浮かべる人も少なくないでしょう。しかし、AIとRPAの違いは、トラブルや想定外の事態が発生したとき、自律的な判断ができるのがAIであることです。RPAツールは、指示があれば業務を迅速にミスなく処理できますが、指示がないことはできません。一方でAIは自主学習機能が備わっているため、予期せぬ変更が起きた際も、業務の見直しや改善などが可能です。
最近では、RPAとAIを連携させたツールも登場しており、非定型業務の分野においてもRPAが進出するようになってきています。
RPAの種類
RPAは「サーバー型」「デスクトップ型」「クラウド型」の3種類に分類できます。
サーバー型RPA
サーバー型のRPAは、サーバー内にソフトウェアロボットを駐在させ、複数のシステムやクライアント端末の作業を横断的に自動化する方法です。
サーバー型RPAの特徴には以下が挙げられます。
- 運用や端末の集中管理が可能
- 複数業務の自動化が可能
- 大量のデータの処理が可能
- 今後の大規模展開にも対応が可能
- セキュリティの面で安心
サーバーの性能に応じて処理能力も高くなる反面、導入コストがかかるうえ、専門知識が必要になる場合もあります。
デスクトップ型RPA
デスクトップ型RPAは、各端末にRPAをインストールして利用します。RDA（Robotics Desktop Automation）とも呼ばれ、もっとも多くの企業に導入されているRPAです。
デスクトップ型RPAの特徴には以下が挙げられます。
- スモールスタートが可能
- 担当者レベルで管理が可能
- 部門や個人レベルでの導入が可能
- デスクトップ上の作業の自動化が可能
導入が簡単であるため、個人や部門などの限られた範囲から利用でき、利便性が高いと言えるでしょう。ただし、サーバー型とは異なり、性能はパソコンの処理能力に依存するため、限定的な作業に限られることに注意が必要です。
クラウド型RPA
クラウド型RPAは、インターネット上にあるクラウドサービスにログインし、Webブラウザ上での作業を自動化することができます。RPAの中でも、クラウド型RPAは今急速に拡大している選択肢の一つです。
クラウド型RPAの特徴には以下が挙げられます。
- 導入コストを抑えられる
- Webブラウザ上の作業を自動化する
- 運用・保守の手間が不要
- 他の作業と並行して進められる
一方で、自動化できる範囲はWebブラウザ上での作業に限定されるため、クラウドサービス以外との連携は困難でしょう。
RPAの動作原理
RPAは、人が行っていた定型業務を自動化する技術であり、この自動化を実現するためのシステムは一般的にRPAツールと呼ばれます。産業用ロボットとは異なり、RPAは実在するロボットではなく、コンピュータ内に駐在して操作を代行するソフトウェアを指します。
このソフトウェアには、パソコン上の操作を記憶したり再現したりする機能があり、主に企業のバックオフィスの定型業務を自動化することができます。
画面上で指示を出す3つの認識方法
RPAによる作業を自動化するための具体的な仕組みについて解説します。パソコン作業を代行させるためには、まず人が行っていた作業をRPAに教える必要があります。
具体的には、キーボード入力のタイミングや、画面上のどの位置をクリックしたかなどをRPAに記録させます。このためには、次の3つの方法があります。
1.座標指定型 | ディスプレイ表示から特定
画面上の場所を「座標」として指定し、その座標を使って場所を特定してRPAに記憶させるのが、標準的な方法です。
この方法では、画面の左上を基点座標（0,0)とし、そこから右・下にそれぞれ何ピクセル移動した場所をクリックしたかを記憶させます。
これは、地球儀の緯度と経度のようなイメージです。ただし、パソコンのウィンドウサイズが変わっていたり、作業の途中で画面が変化したりする場合は、うまく対応できないケースもあります。そのため、現在ではあまり利用されていないようです。
2.画像認識型 | ボタンや文字列から探す
あらかじめ「クリック」や「検索」を行うボタンの画像をRPAに記憶させ、その画像が画面に表示されたタイミングで自動的に処理を行う方法です。
この方法では、光学文字認識（OCR）や画像認識によって識別します。その後、クリック処理、データ読み取り、特定のキーボード操作などを行うことでコンピュータに信号を送ります。現在、さまざまなRPAツールで採用されている方法です。
3.オブジェクト認識型 | 対象物を構造から検出
オブジェクト認識は、操作対象のアプリケーションやWebページの構造をRPAに検出させ、処理を実行するオブジェクト（対象）を具体的に指示する方法です。
アプリケーションを役割ごとの部品として認識させることで、特定の処理を行う部品に対して指定した操作を実行させます。オブジェクト認識は、画像認識と異なり、対象物の色や形ではなく操作対象がある場所を把握させます。例えば、郵便配達員が「〇県〇市〇町〇番地の家」と、届け先の住所を特定するように、RPAはアプリケーション内のオブジェクトを特定し、指定された処理を実行します。
この方法は、操作対象を正確に指定できるため、多くのRPAツールで導入されています。
RPAを導入ポイントと注意点
RPAを実際に導入する場合、どのような点に留意すべきでしょうか。企業により最善な運用体制は異なりますので、ここでは一般的に注意すべきポイントを解説します。
目標・指標などの明確化
RPAを導入する場合、導入の目的や指標を明確にすることがとても重要です。明確な目的や指標を定めることで、導入後に発生する可能性がある問題点や、PDCAを回す際に、適切な意見を収集することができます。
PDCAとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（測定・評価）、Action（対策・改善）の仮説・検証型プロセスを循環させ、マネジメントの品質を高めようという概念を言います。
テスト導入はスモールスタート
社内RPAに詳しい人材がいない場合は、まずスモールスタートのテスト導入が最適です。最初に最小限の業務を対象にRPAを導入し、運用可能かどうかをテストします。実際の経験を通じて、少しずつ業務を拡大していくことで、リスクを最小限に抑えることができます。
また、一部のRPAツールには無料トライアルが用意されている場合があるため、これを最大限に活用することで、ツールの選定も同時に行うことができます。
RPAの知識を身に付けた人材の育成
RPAを導入する場合、RPAの知識を持つ人材を確保することが重要です。自社に合わせた最適な活用方法を考えるためにも、導入後の変更やトラブル時の対応をする人材がいると安心して利用することができます。
担当者は1人より複数人で育成することが望ましいです。これにより、担当者の不在や転勤による業務が滞りを防ぐことができます。また、知識を深めたり他社の事例を学んだりしながら、計画段階からRPAの導入に参加して経験を積むことで、その後の運用にも役立ちます。
野良ロボット化を防ぐ対策
野良ロボットとは、管理者が不在となったRPAロボットや成果が得られずに放置されたロボットを指します。これらはシステムに負荷をかけたり、別のRPAロボットの邪魔をするなどの問題を引き起こす可能性があります。
しかし、RPA担当をチームで育成し一元管理する体制を整えることで、現場担当が異動した際の引継ぎや使わないRPAの停止処理などを担当チームが管理することができます。これにより、野良ロボット化を防止することができます。
RPAの導入事例
多くの企業が業務効率化を目指してRPAを検討していますが、実際にはどのような業務で活用され、成功しているのでしょうか。ここではRPAの導入事例を3つ紹介します。
RPA導入事例その1 | 交通費の精算およびチェック業務
従業員から提出される交通費精算書のチェック業務にRPAを導入した事例です。
具体的には、以下の一連の作業の自動化に成功しました。
- 従業員が、Excelに交通費を入力する
- RPAが記載内容を確認し、申請されたルートが適正かどうかを確認する
- 修正点がある場合は、RPAが自動で従業員へ差し戻し、修正を促す
- 修正点がなければ、印刷して上司に報告する
この自動化により、毎月80人分のチェックと修正依頼（メール送信）に半日かかっていた作業ががなくなり、別の業務に時間を使えるようになりました。
また、目視でのチェックによるヒューマンエラーを回避できるようになりました。
RPA導入事例その2 | 売掛金回収チェック業務
取引先へ送付した請求書と銀行口座入金データとの照合作業に、RPAを導入した事例です。
- RPAがネットバンキングから入出金データを取得する
- RPAが社内システム上の請求書データをそれぞれExcelファイルに転記する
- RPAがネットバンキングデータと転記した請求書Excelファイルを照合する
- 一致すればRPAが決められたファイルに格納する
- 異なる場合はRPAが担当者にメールを送信する
RPA導入により、担当者はルール通知があった場合の確認を除き、照合作業から解放され、処理時間が短縮されました。
RPA導入事例その3 | 競合企業の価格調査業務
商品数が多く手作業では対応ができなかったため、Webサイトに掲載されている競合店の価格調査に、RPAを導入した事例です。
- RPAが複数の競合サイトを巡回する
- 取得した商品名・価格等の情報をRPAがExcelファイルに自動集計する
- RPAが集計したデータを担当者が社内会議資料の作成などに利用する
現在では同様の手法で「各地の天気・気温・花粉情報」や「価格相場」などを集計するRPAの開発も進んでいます。
RPAツールの比較6選
RPAツールと一口に言っても、その特徴はさまざまです。まずはRPA導入の目的を明確にし、その目的に沿った強みを持つRPAツールを絞り込むことが重要です。また、自社の導入目的と合わせて以下の点にも注視が必要です。
- 動作形態（サーバー型・デスクトップ型・クラウド型）
- システム連携の複雑さや対象業務への対応
- メンテナンスのしやすさ
- サポート体制
たくさんのRPAツールがある中で、適切なものを選び出すことは大変な作業かもしれませんが、それぞれのRPAツールの特徴を理解し、自社の導入目的と照らし合わせて選択することがスムーズな導入・運用の第一歩となります。
次に、はじめての導入におすすめのRPAツールを6つ紹介します。
batton（バトン）| 初心者にやさしいRPAツール
battonが提供するRPAツールは、IT初心者でも扱いやすいスマホのようなUIが特徴です。マニュアルが不要で、直感的な操作でロボットを作成できます。
主な特徴は以下の通りです。
- 【97％】のお客様が導入を継続
- スマホのようなUIで【誰でも簡単に】ロボットを作成
- 1ライセンス購入でパソコンへのインストールは無制限
使いやすさに加えて、battonはサポート体制も万全です。Slackやチャットワークなどでグループを作ってカスタマーサクセスと常時接続すれば、問題解決に尽力してくれます。
BizteX cobit（ビズティックスコビット）| 価格が安いRPAツール
BizteX cobitは、クラウド型のRPAで、低コストでRPAに慣れてない人でも導入しやすいと評判です。専門知識が無くてもロボットの作成を可能にし、データの入力等の作業を自動化します。
主な特徴は以下の通りです。
- 導入コストが低い
- プログラミングの知識がなくても操作が可能
- 幅広い業務に対応
作成したデジタルロボットに定型業務を記憶させれば、あとはロボットが自動的に処理します。
生産効率が上がれば、社員の負担が減り、残業ゼロも目指せます。
SychRoid（シンクロイド）| 手軽で簡単なRPAツール
SychRoidは、ソフトバンクが開発した手軽で簡単なRPAです。スモールスタートに最適で、ノンプログラミングで業務フロー作成と作成中ロボットの動作確認をしながら開発が可能です。
主な特徴は以下の通りです。
- 実際にソフトバンク社内で導入した際のノウハウを生かしたサポート
- 詳しい知識がなくても使いこなせる
- ニーズに合わせて選べる契約体系
BizRobo! （ビズロボ）| 総合力が高いRPAツール
BizRobo! は、これまで10万以上のロボットを開発してきたノウハウが蓄積されているのが強みです。商品ラインナップも豊富で、小規模に始められる「BizRobo! mini」から、特に人気の高いサーバー型「BizRobo! Basic」などがあります。
主な特徴は以下の通りです。
- 無限にロボットを作成可能
- 充実したサポートを提供
- 簡単に操作できるRPAを探している人に最適
特に、エンジニア不足や既存ITシステムへの不満、IT予算配分といった日本特有の事情に合わせて、エンジニアでなくても開発できるよう設計されている点が特徴です。
UiPath（ユーアイパス）| 国内RPA市場シェアで1位獲得したツール
UiPathは、ユーザからの人気が高いRPAツールです。このツールは、コーディングが不要であり、直感的な操作でRPAを導入することができるため、魅力的なツールとして注目されています。
主な特徴は以下の通りです。
- 無料トライアルで試すことが可能
- AIなど多くの機能も利用可能
- 難しい操作は不要
UiPathを使えば、煩雑な仕事はロボットに任せることができるため、人がクリエイティブな仕事に専念できるようにサポートしてくれます。
RPAの今後の展望
RPAは、今後、業務効率化や人件費削減などを目的にさらに広がりを見せることが予想されます。大企業や中堅企業が成功した事例を受け、中小企業でもRPAの普及が進むでしょう。その背景には、以下の3つの理由があります。
1.生産性向上につながる
働き方改革の推進や新型コロナウィルス感染症の拡大により、ワークスタイルが急激に変化した現代において、多くの企業がテレワークを導入しています。RPAは、テレワークの環境下でも利用できるため、活用場所を選びません。また、パソコンに定型業務を代行させることが可能となるため、働き方改革の手段としても注目が集まっています。
2.人手不足の問題を解消する
RPAを導入し、作業を効率化することで、従業員がコア業務により注力できる体制を整えることができます。コア業務は企業の中心的な業務であり、売上や利益を生み出すため、企業にとって大きなメリットとなります。バックオフィス業務は、RPA化しやすい場面が多く、コア業務へより多くのリソースを投入できるため、事業の発展にもつながります。
3.ヒューマンエラーを防ぐ
人が作業する限り、ヒューマンエラーをゼロにすることは難しいでしょう。単純作業であっても、その可能性は付きまとうものです。一方、RPAツールに作業を任せると、機械が稼働するため、ミスを限りなく0に近づけることが可能です。
ヒューマンエラーについてはこちらの記事で詳しく解説しております。
まとめ
RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略称で、パソコンなどを用いて行っている事務作業を、自動化できるソフトウェアロボット技術を指します。RPAにはサーバー型、デスクトップ型、クラウド型など種類があり、それぞれ特徴や用途が異なります。
導入目的を明確にし、適切なRPAツールを選定・導入することで、生産性向上やヒューマンエラーの防止に役立ちます。また、エンジニアでなくても操作可能であるため、社内でRPAの知識を持った人材を育成することが重要です。複数人で管理することで円滑な運営が可能です。
「煩雑な単純作業はロボットに任せて業務の効率化を計りたい」「自社の業務は自動化できるのか」といったお悩みがある場合は、まずRPAツールを提供する会社の窓口に相談してみましょう。
